Nejnovější

Zimní bundy od JD Sports - připravte se na Black Friday

Úroveň mailové komunikace je nejen vaší vizitkou, ale odráží i kvalitu pracovních vztahů. E-mailová komunikace zabírá v některých profesích výraznou část pracovního času. Pokud lidé, zejména na exponovaných rozhodovacích postech, dostanou e-mail, který na první pohled vykazuje nedostatky a prohřešky vůči zažitým standardům, jeho čtením se většinou neobtěžují. Podobný mail může v krajním případě naštvat klíčového zákazníka či partnera firmy a ohrozit tak dokonce celou spolupráci. Není proto na škodu si připomenout pár zásad, kterých byste se měli držet.

Předmět zprávy je důležitý

Správně formulovaný předmět zprávy je stručný, výstižný a konkrétní. Informuje příjemce o obsahu, takže se podle něj může rozhodnout, zda zareagovat hned, pomáhá mu zprávu správně zařadit nebo později najít. Pokud jde o nabídkový e-mail, měl by titulek motivovat k otevření a přečtení zprávy.

Skrytá a otevřená kopie

Pokud posíláte zprávu více příjemcům, kteří se vzájemně neznají, je slušné neodhalovat jejich adresu před všemi dalšími adresáty – například pokud jde o pozvánku na akci. Jinak tomu je v případě, že píšete kolegům, se kterými spolupracujete na nějakém projektu: zde je žádoucí dát adresy do otevřené kopie, aby bylo možné zapojení všech do následné komunikace. V takovém případě je vhodné a zdvořilé držet v komunikaci všechny, kteří se na řešení daného problému podílejí.

Dbejte na pravopis

Stejně jako v osobním kontaktu se můžete „shodit“ nevhodným chováním, oblečením apod., v mailu vás mohou diskreditovat pravopisné chyby. Pokud pošlete zprávu plnou překlepů, v adresátech může vyvolat dojem, že si jich nevážíte. Proto je nutné si po sobě to, co píšete, vždy přečíst.

Pozor na přílohy

Mezi další nepsaná pravidla patří to, že by mail neměl obsahovat zbytečně moc příloh, pokud to není nezbytně nutné. Jako rozumné maximum se většinou doporučuje připojit 2 - 3 soubory. I když s rozšířením cloudových aplikací by se mohlo zdát, že není třeba řešit velikost příloh v mailech, není tomu tak. Takže pokud posíláte fotografie nebo jinou grafiku pro ilustraci, přizpůsobte velikost souborů – k náhledu stačí v řádu desítek kB. Opravdu velké soubory raději sdílejte pomocí služeb k tomu určených.

Komunikujte

S e-maily je to jako v jakémkoli jiném společenském kontaktu: pokud někomu neodpovídáte na e-maily, budíte dojem, že ho přehlížíte a nevážíte si ho. Není dobré psát maily ve spěchu nebo v hněvu, v rozrušení pak často uteče vyjádření, které už potom nejde vzít zpátky. Také pozor na psaní pouze velkými písmeny – ta v e-mailové komunikaci nahrazují zvýšený tón hlasu; podobnou funkci má červená barva písma. A i když spěcháte, neměli byste ani v mailech zapomínat na oslovení a rozloučení.

Další nepsaná pravidla

Stejně jako v přímém kontaktu i v e-mailové komunikaci existuje řada dalších pravidel, jejichž dodržování se předpokládá. Hodně se diskutuje o tom, zda posílat e-maily v pozdních večerních a nočních hodinách. Ještě před pár lety to bylo jedno, mail jste si přečetli ráno. Ale v současné době, kdy většina lidí sleduje příchozí maily mimo pracoviště na mobilu, to může být obtěžující. Diskutabilní je i doba, za kterou je slušné na mail reagovat – většinou se dodržuje reakce do 24, nejpozději 48 hodin. O tom, jak chránit sebe i děti před závislostí na internetu, jsme psali zde.